Образец типового технического задания на архивные услуги для zakupki.gov.ru или заключения прямого контракта | Архивовед
 
 


Образец типового технического задания на архивные услуги для zakupki.gov.ru или заключения прямого контракта


    Мы активно и вполне успешно участвуем в тендерах, размещаемых на официальном сайте единой информационной системы в сфере закупок. К сожалению, до настоящего времени, еще не сформировался документ, регламентирующий подготовку технического задания на архивные услуги. Как следствие, у Заказчиков возникают трудности при составлении закупочной документации, в полной мере позволяющей получить качественные услуги и не попасться на недобросовестного Поставщика. Из-за размытых формулировок и неправильных трактовок архивного законодательства и имеющейся практики архивной службы, Заказчики зачастую сталкиваются с необходимостью давать разъяснения по документации, а иногда и отстаивать свои позиции на заседаниях ФАС. Все это неизбежно ведет не только к срывам сроков, но и к отмене закупки.

    В связи с этим, мы взяли на себя смелость и составили примерное Типовое техническое задание на оказание архивных услуг, включающее в себя полное описание и последовательность действий Исполнителя, необходимых при оказании услуг.

    Техническое задание составлено таким образом, что может быть использовано не только при размещении закупки на сайте, но и при заключении контракта с единственным поставщиком

    Надеемся, что данный материал будет полезен, и Вы без труда закроете контракт!

 

 

Приложение №___

к государственному/муниципальному контракту от____________№_________

 

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

 

на упорядочение архивных документов постоянного хранения и по личному составу ЗАКАЗЧИКА

за ______ годы

 

 

1. Назначение и цели оказания услуг

 

1.1. Оказание услуги по упорядочению документов ЗАКАЗЧИКА (далее - Заказчик) постоянного хранения и по личному составу вызвано необходимостью соблюдения требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в связи с чем требуется выявление, отбор, приведение документов в состояние готовности к передаче на хранение в соответствующий архив, а также обеспечение возможности использования документов в практических целях.

 

2. Требования к оказанию услуг

 

2.1. Услуги должны быть оказаны в соответствии с требованиями:

- Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Закона Нижегородской области от 22 декабря 2005 года № 209-З «Об архивном деле в Нижегородской области»;

- ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТа 7.50-2002 «Консервация документов»;

- ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года № 526 (далее - Правила);

- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558.

2.2. Исполнитель при оказании услуг обязан не допускать порчу и утрату документов; должен обеспечивать их сохранность.

2.3. Во время оказания услуг, а также после прекращения, ни одна из Сторон не может без предварительного письменного согласия другой Стороны по любым причинам, кроме как в предусмотренных законодательством случаях, разглашать третьим лицам и/или публиковать и/или допускать публикацию и/или использовать в собственных целях или целях третьих лиц любую информацию, предоставленную одной из Сторон, или которая стала известна одной из Сторон в связи с исполнением своих обязательств.

2.4. Услуги должны быть оказаны с соблюдением норм и правил охраны труда и техники го безопасности, пожарной безопасности, температурно-влажностного и светового режимов хранения документов.

2.5. Способ оказания услуг определяется Исполнителем самостоятельно, расходные материалы (кроме коробов для упаковки документов), оборудование, спецодежда, инструмент, техника, необходимые для оказания услуг, Заказчиком не предоставляются. Расходные материалы должны соответствовать действующим нормативным правовым актам Российской Федерации в области архивного дела и должны быть новыми, не бывшими в употреблении.

2.6. Персонал Исполнителя должен осуществлять оказание услуг на территории Заказчика в рабочее время Заказчика (с 08-00 до 17-00). Исполнитель самостоятельно определяет количество специалистов, достаточное для эффективного оказания услуг с учетом специфики предоставляемых рабочих мест для сотрудников. Максимальное количество сотрудников Исполнителя, которое может разместить у себя Заказчик: не более …. человек. По согласованию Сторон исполнение услуг может осуществляться на территории Исполнителя.

2.7. В рамках настоящего технического задания персонал Исполнителя должен осуществлять оказание услуг качественно и в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела.

Исполнитель обеспечивает контроль за дисциплиной труда своих работников в процессе оказания ими услуг, а также контроль и соблюдение государственных нормативов, требований и предписаний контролирующих органов.

2.8. Исполнитель обязан обеспечить Заказчику возможность контроля за сроками, последовательностью, объемом и качеством оказания услуг.

 

3. Описание предмета закупки

3.1. Упорядочение архивных документов Заказчика включает в себя:

- проведение экспертизы научной и практической ценности с полистным просмотром документов постоянного хранения и по личному составу;

- выверку дублетных документов;

- извлечение металлических скреплений, файлов, закладок и др.;

- формирование, переформирование дел;

- перемещение документов в процессе их упорядочения;

- нумерацию листов;

- оформление листов – заверителей дел;

- составление внутренних описей документов;

- подшивку дел;

- составление заголовков дел;

- оформление обложек дел;

- простановку архивных шифров на обложках дел (графическим карандашом);

- составление и оформление описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- составление и оформление предисловий к описям дел постоянного хранения и по личному составу.

3.2. Объем оказываемых услуг

Наименование
работ

Единица измерения

Объем
работ

(единиц)

1.

Экспертиза ценности, упорядочение дел постоянного хранения*

1.1.

Переформирование, оформление, подшивка, нумерация дел

дело

 

2.

Экспертиза ценности, упорядочение дел по личному составу*

2.2.

Переформирование, оформление, подшивка, нумерация дел

дело

 

3.

Упорядочение личных дел уволенных работников

3.1.

Переформирование, оформление, подшивка, нумерация

дело

 

3.2.

Составление внутренней описи

оп. статья

 

4.

Составление описей

оп. статья

 

5.

Оформление описей дел

опись

 

6.

Составление предисловий к описям

предисловие

 

7.

Составление акта о завершении упорядочения

акт

 

8.

Упаковка дел в архивные коробки с наклейкой ярлыка

коробка

 

Итого дел

 

*В связи со спецификой ведения делопроизводства Заказчика, объем предоставленных на экспертизу документов и объем дел отобранных из него для упорядочения может отличаться, поэтому, для достижения требуемых объемов упорядочения документов, Заказчик в праве предоставить Исполнителю дополнительный объем документов на экспертизу без увеличения стоимости работ.

В случае выявления необходимости в изменении объемов услуг и видов работ по перечню (пункт 3.2) по согласованию сторон, в зависимости от результатов проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и нумерации листов в делах (оформляется справкой), составляется дополнительное соглашение.

4. Описание сопутствующих работ для исполнения услуг:

- перемещение документов в процессе упорядочения;

- оформление справки по результатам проведенной экспертизы ценности, упорядочения документов.

5. Порядок (последовательность) оказания услуг:

- перемещение и систематизация дел и документов;

- проведение экспертизы ценности документов;

- проведение упорядочения документов (формирование дел постоянного хранения и по личному составу, в том числе из россыпи документов; систематизация листов в делах; нумерация листов, проверка нумерации листов в делах; оформление листов – заверителей дел; составление и редактирование заголовков дел; подшивка дел; оформление обложек дел; простановка архивных шифров на обложках дел; систематизация дел после их упорядочения);

- составление и оформление описей дел постоянного хранения, описи дел по личному составу; предисловий к описям;

- упаковка дел в короба Заказчика;

- оформление акта выполненных работ (услуг).

 

Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.

 Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

 Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

 Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

 Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

 

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и т.д. Дело должно содержать до 250 листов, при толщине не более 4 см (по согласованию с Заказчиком, для удобства работы, объем листов в деле может быть уменьшен). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров и т.п.). Лист-заверитель дела подписывается составителем. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Обложка дела оформляется черными чернилами по установленной форме, указываются наименование Заказчика (полное и сокращенное — официально принятое), структурного подразделения, индекс дела, номер тома (части), архивный шифр дела по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дела постоянного хранения предусматривается место для наименования учреждения, в который дела Заказчика будут приняты, обозначение кодов учреждения и Заказчика.

При изменении наименования Заказчика (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование Заказчика (структурного подразделения) заключается в скобки.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов в деле не оговаривается.

На обложке дела указываются крайние даты дела – даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Допускается только словесно-цифровой способ написания дат: число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца — словом.

Дата дела может не указываться только на обложках дел содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, даты которых для этого отражаются в заголовках дел.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Документы подшиваются на четыре прокола (для малоформатных дел - на три прокола) в твердую обложку из картона. Линия прошива не должна выступать от края листа более 1,2 см. При подшивке не допускается размещение нити снаружи обложки, прошивочный шов должен быть скрыт обложкой с обеих сторон. Обложка представляет собой единый лист картона толщиной 0,3-0,55 мм. Края обложки должны выступать от края документов по всему периметру не менее чем на 3 мм и не более чем на 8 мм. Наращивание края обложки и наклеивание дополнительных элементов не допускается.

При подшивке документов необходимо использовать прочную нить белого цвета на синтетической основе.

Подшивать дела следует с учетом возможности свободного чтения текста. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

 

На сформированные дела оформляются и печатаются описи (архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания) по установленной форме и предисловия к ним.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

Порядковый номер дела по описи;

Индекс дела;

Заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела (для дел, при оформлении обложки которых крайние даты входили в заголовок, в описательной статье даты переносятся в графу «крайние даты», без дублирования в «заголовке»);

Даты дела;

Количество листов в деле;

Срок хранения дела (в описи дел постоянного хранения данная графа опускается).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет.

- на каждый год делопроизводства создается годовой раздел описи. В случае, если упорядочение за предыдущий год было завершено не полностью, но годовой раздел создан и закрыт, документы, выявленные в результате экспертизы ценности при текущем упорядочении, включаются в следующий годовой раздел продолжением. Выявленные в результате экспертизы ценности документы за более ранний период, в зависимости от объема, включаются под литерными номерам в соответствующие годовые разделы (порядок описан в Правилах), либо на них составляется отдельная опись.

 

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

При составлении описи личных дел уволенных работников создается общий раздел: «Личные дела уволенных работников». Для заголовков описательных статей применяется следующее правило: ФИО переноситься полностью в именительном падеже, слова «То же», для обозначения вида документов, опускаются. Для повышения информативности описи допускается внесение в заголовок описательной статьи дополнительной информации о работнике, например, год рождения.

В конце описи (годового раздела) за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Также составляется и печатается предисловие, при необходимости список сокращений и указатели. Исполнителем осуществляется просмотр нормативных правовых актов, документов фонда для определения дат возникновения, реорганизации, переименования фондообразователя; выяснении его структуры, функций, состояния документов.

По результатам производится считка текстовых документов и сверка дел после завершения работ по упорядочению документов.

 

7. Требования к качеству, методы и методики оказания услуг: Исполнитель обязан добиваться качества выполняемых работ путем применения единых правил, методов и методик в области архивного дела с обязательным учетом специфики состава и содержания документов.

8. Порядок сдачи и приемки оказания услуг: услуги считаются оказанными Исполнителем после предоставления им Заказчику упорядоченных документов в делах и описей на бумажном и электронном носителях и акта выполненных работ и услуг.

9. Требования по объему гарантий качества оказания услуг: гарантийный период наступает с момента подписания акта выполненных работ и услуг. В гарантийный период Исполнитель обязан исправить безвозмездно все недостатки, выявленные Заказчиком. При соблюдении данного условия оказание услуг считается выполненным надлежащим образом. Срок предоставления гарантии качества работ – период согласования и утверждения описей соответствующими уполномоченными органами.

10. Место оказания услуг:

АДРЕС ЗАКАЗЧИКА

11. Срок оказания услуг:

с даты заключения Контракта: КОЛИЧЕСТВО РАБОЧИХ ДНЕЙ или ДАТА ОКОНЧАНИЯ РАБОТ.

12. Срок и условия оплаты оказанных услуг: оплата по Контракту производится по безналичному расчету платежным поручением путем перечисления Заказчиком денежных средств на расчетный счет Исполнителя в течение 5 (пяти) банковских дней с момента подписания акта выполненных работ и выставления Исполнителем счета за оказанные услуги.



Категория: "Государственные и муниципальные закупки"

Образец типового технического задания на архивные услуги для zakupki.gov.ru или заключения прямого контракта

Читать

Базовый перечень документов, необходимых для правильной работы делопроизводства организации

Читать


Мы предоставляем услуги по всей Нижегородской области, возможен выезд в регионы.
Все консультации бесплатны. M-tel: 89043909258
E-mail: arhivoved@inbox.ru